W Urzędzie Miasta w Jedlinie-Zdroju w dniach 10 i 11 marca 2011 r. odbył się audyt odnowieniowy Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009 przeprowadzony przez audytora PIHZ Certyfikacja. O certyfikat Systemu Zarządzania Jakością staramy się już trzeci raz, pierwszy otrzymaliśmy w 2005 r., następny w 2008 r. Po tegorocznym audycie zostaliśmy rekomendowani do otrzymania certyfikatu na następne trzy lata tj. do 2014 roku.

Sześć lat doskonalenia funkcjonowania organizacji według normy PN-EN ISO 9001:2009 to już spore doświadczenie a przede wszystkim pozytywne i zauważalne zmiany w zakresie obsługi klientów Urzędu. Nasze doświadczenia to coroczne ankietowe badania satysfakcji klientów, którzy korzystają z usług Urzędu, badania satysfakcji naszych pracowników, to liczne szkolenia personelu, realizowane audyty wewnętrzne, przeprowadzane samooceny także wg Modelu CAF, dokonywane przez kierownictwo coroczne przeglądy zarządzania itp. W wyniku prowadzonych działań opracowywane są projekty doskonalące, których realizacja i wdrażanie w życie przynosi wymierne efekty kreujące pozytywny wizerunek Urzędu Miasta – organizacji liczącej się z opiniami klientów, starającej się systematycznie doskonalić te obszary, które rodzą negatywne oceny i niezadowolenie osób bądź firm korzystających z naszych usług.

Do systematycznego doskonalenia pracy i organizacji Urzędu wykorzystujemy także uczestnictwo pracowników w realizacji „Programu doskonalenia usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczeń Urzędu Miasta w Dzierżoniowie” – projekt współfinansowany jest przez UE ze środków EFS. Realizacja projektu rozpoczęła się w styczniu 2010 roku i kończy się w październiku 2011 roku. To uczestnictwo w projekcie wzbogaciło wiedzę i umiejętności pracowników w zakresie stosowania samooceny CAF, budowania projektów doskonalących i monitorowania ich realizacji. Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością prowadzona jest z wykorzystaniem narzędzia wspomagającego w postaci programu elektronicznego, co znacznie zmniejszyło ilość dokumentacji papierowej i na co dzień ułatwia pracownikom korzystanie z obowiązujących aktów prawnych , procedur i innych narzędzi stosowanych w systemie, a także udostępnia wszelkie informacje na temat wyników audytów, badań satysfakcji klientów, przeglądów zarządzania i wiele innych ważnych informacji.

Doświadczenia i umiejętności w zakresie zarządzania wykorzystujemy także do wdrażania zasad kontroli zarządczej, która została wprowadzona w styczniu 2010 roku ustawą o finansach publicznych. Kontrola zarządcza zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów ma stanowić nowoczesne narzędzie mające zapewnić wewnętrzny ład organizacyjny w administracji i w efekcie doprowadzić do wzrostu efektywności funkcjonowania administracji. Kontrola zarządcza jest sprawowana na dwóch poziomach – I poziom realizują kierownicy jednostek organizacyjnych w kierowanych przez siebie organizacjach, II poziom Burmistrz Miasta realizuje w jednostkach organizacyjnych gminy. Brak w Urzędzie i w jednostkach organizacyjnych gminy funkcjonującego i udokumentowanego systemu kontroli zarządczej stanowi dla osób kierujących tymi jednostkami zagrożenie odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Gminy, w których funkcjonuje system zarządzania jakością zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009 nie mają trudności w zbudowaniu i wdrożeniu przydatnego i funkcjonalnego systemu kontroli zarządczej. Terminologia i wymagania normy, podejście procesowe do zarządzania organizacją, określanie celów i mierników dla realizacji procesów, monitorowanie i ciągłe doskonalenie realizacji procesów, audyty, przeglądy zarządzania to gotowy system kontroli zarządczej wymagany standardami ustanowionymi przez Ministra Finansów, który faktycznie funkcjonuje od ponad sześciu lat w Urzędzie Miasta w Jedlinie-Zdroju.

źródło: jedlinazdroj.eu